Op 1 februari 2022 wordt de fax bij De Rechtspraak vervangen door ‘veilig mailen’. Dat betekent dat alle juridische partners van De Rechtspraak ook aan veilig mailen moeten voldoen. Wat betekent dat in de praktijk?
Waarom wordt er gestopt met de fax?
Het besluit om te stoppen met faxen ligt al langere tijd op tafel, al sinds september 2021. De Rechtspraak heeft dit besluit genomen omdat KPN in 2022 stopt met de ISDN-dienstverlening voor traditioneel faxen. Hierdoor wordt traditioneel faxverkeer niet langer ondersteund en dat maakt faxen niet meer mogelijk.
Wat is veilig mailen?
Via e-mail wordt er behoorlijk veel informatie uitgewisseld, waaronder ook persoonsgegevens die niet zomaar met derden gedeeld mogen worden. Uiteraard is het mogelijk om deze informatie per aangetekende post te versturen, maar dit is lang niet altijd het geval in de praktijk. Veilig mailen zorgt ervoor dat deze e-mails versleuteld en veilig worden verstuurd zodat de kans op een datalek minimaal is. Hierbij blijven gevoelige persoonsgegevens alleen toegankelijk voor de ontvanger en de verzender van het bericht.
Hoe kan ik veilig mailen?
Je kunt veilig e-mailen door ervoor te zorgen dat je e-mail voor, tijdens en na het verzenden beveiligd is. De veiligste manier van e-mailen is 'zero knowledge end-to-end encryptie'. Daarmee kunnen alleen jij en de bevoegde ontvangers je e-mail lezen.
SmartLockr maakt standaard gebruik van deze vorm van encryptie. Hierbij is het ook mogelijk om je bestanden beveiligd te versturen door middel van twee-factor-authenticatie.
Wat is de NTA 7516?
In de zorgsector, maar ook bij overheidsinstellingen, zijn er veel gevoelige persoonsgegevens in omloop. Zeker met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is ‘gewoon’ e-mailen niet langer voldoende om deze gegevens veilig te kunnen versturen. Om veilig e-mailen mogelijk te maken en te voldoen aan de wetgeving, is er een nieuwe norm in het leven geroepen: de NTA 7516.
Sinds mei 2020 is deze norm in gebruik genomen. De NEN (Stichting Koninkrijk Nederlands Normalisatie Instituut) toetst daarom nieuwe e-mailoplossingen of ze aan de NTA 7516 voldoen. Hier hebben ze specificaties voor vastgelegd in een certificatieschema.
Alleen bedrijven die door de NEN zijn gecertificeerd, mogen zeggen dat zij NTA 7516-gecertificeerd zijn.
Waarom is er gekozen voor een zorgwet voor de juridische sector?
Dat de fax zou verdwijnen, was al langer bekend. Mede daarom was de NEN bezig met het ontwikkelen van een norm die specifiek gericht was op de juridische sector: de NTA 7530.
Deze norm is inmiddels van de baan. En omdat de bestaande NTA 7516-norm prima veilige communicatie mogelijk maakt en al goed functioneert bij de overheid en in de zorg, is er voor gekozen deze te gebruiken.
Ben ik verplicht om gebruik te maken van een veilige e-mailoplossing?
Dat ben je niet verplicht als je documenten en dossierstukken per aangetekende post opstuurt of afgeeft bij de informatiebalie van de rechtbank, het hof of college. Wanneer je gebruik wilt maken van e-mail, dan heb je een veilige e-mailoplossing nodig die voldoet aan de NTA 7516.
Wat gebeurt er als ik nu geen gebruik maak van een veilige e-mailoplossing?
Dan kun je gevoelige bestanden met persoonlijke gegevens niet meer via de gewone e-mail versturen wanneer je communiceert met De Rechtspraak.
Ik maak nu gebruik van een andere e-mailoplossing, kan ik zomaar overstappen?
Dat kan zeker. Zolang deze oplossing in de NEN-lijst van gecertificeerde oplossingen staat, kun je overstappen naar een veilige e-mailoplossing die beter bij je past.
Hoe voldoe ik aan de NTA 7516?
De makkelijkste manier om te voldoen aan de NTA 7516, is op zoek te gaan naar een veilige e-mailoplossing die al NTA 7516-gecertificeerd is. Dat bespaart je een hoop moeite.
Kijk bijvoorbeeld naar welke leverancier je nu gebruikt, voldoen zij al aan de NTA 7516? Maak daarnaast ook een selectie van leveranciers en kijk hoe deze oplossing binnen het bedrijf kan worden geïmplementeerd. De volledige checklist vind je hier.
Waar moet ik op letten bij het kiezen van een veilige e-mailprovider?
Allereerst is het belangrijk dat je een veilige e-mailprovider kiest die voldoet aan de NTA 7516 norm. Let daarnaast op:
- Bied deze provider zero knowledge end-to-end versleuteling?
- Is twee-factor authenticatie (2FA) beschikbaar?
- Is de e-mailoplossing gebruiksvriendelijk?
- Is de oplossing geschikt voor grote e-mailclients? (denk aan Outlook, Gmail, etc.)
- Is de oplossing schaalbaar?
Wat is interoperabiliteit?
De Rechtspraak spreekt over aanbieders die ‘interoperabel’ zijn. Interoperabiliteit betekent dat verschillende partijen (en oplossingen) met elkaar moeten kunnen communiceren. Als de Rechtspraak gebruik maakt van één e-mailoplossing, dan moet jij ook nog kunnen communiceren met de Rechtspraak als je voor een andere oplossing kiest.
Is interoperabiliteit mogelijk met SmartLockr?
Zeker. SmartLockr is interoperabel met andere e-mailoplossingen, zelfs als een andere partij geen gebruik maakt van SmartLockr. Het is daarom geen enkel probleem om met De Rechtspraak te kunnen communiceren.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.